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ボイスメール・音声メール納入事例
内線FAX納入事例
お客様ご紹介
| お客様名 |
J 社 様 |
| 業 種 |
食品製造工業 |
電話番号 |
秘 |
| 地 区 |
福岡県他 全4拠点 |
ホームページ |
秘 |
ある食品製造では日本一のシェアを誇るJ社様では、出張で不在がちの幹部や営業マン
への伝言に悩んでおられました。また、製造現場では責任者が手が離せなくて、用件が
伝わりにくいことも知られていました。
まず本社に導入いただいて業務改善効果が良かったので、順次他の3拠点にも導入して
いただきました。 |
音声メール導入のきっかけ
海外出張もある社長には、時差の関係で伝言がうまくできないこともありました。
また、社長室が3階ですから3階に誰もいない時は、1階で電話応対して簡単に書いたメモを、もう一度清 書して階段を往復していました。そして、社長から業務連絡の電話が入ると、3階の社長の机に並べて貼 り付けてある伝言メモを読み上げていました。
当然業務効率は悪いし、伝言ミスも発生していました。
内野さんからの提案で、電話設備更新に当り様々なメーカーを検討しましたが、国内の音声メールで
シェアトップのPanasonic製が、操作が簡単で使いやすいのがまず良かったですね。
次に、営業担当の内野さんが技術屋出身だったので、当社の要望を詳しく聞いてくれた上で、細かく
ソフトウエアを設定してくれました。
電子メールの一斉同報と同じように、担当者グループ別の音声による一斉同報も重宝していますし、
まさかできないだろうと思うような注文もしたのですが、当社の要望に応えていただいて、本当に使い
やすいシステムです。
音声メール導入前の問題点
| @受注伝票記入ミス、伝言ミスが発生 |
| 繁忙期に、うっかりミスが発生する事がありました。 |
| Aお名前や住所を特定できない |
| 初めてお伺いするお名前、ご住所は正確に把握するまで時間がかかり過ぎ、繰り返しお尋ねするとお客様に不快感を与えてしまいます。 |
Bお客様の早口、小さい声、そして複雑な用件は
メモしにくい |
| お客様が早口の場合、とても小さい声の場合、そしてややこしい用件は、メモをするのが大変です。 |
| C業務効率が良くありませんでした |
| 電話応対によって他の業務作業が頻繁に中断し、結果的に残業をすることもありました。 |
| Dお客様を長時間待たせてしまいました |
| お客様が待ちきれずに電話を切ってしまい、折り返し電話が多かったですね。 |
| E電話料金が増えていました |
| 折り返し電話、復唱電話が多くて、結果的に電話料金が増えることになっていました。 |
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音声メール導入後の改善点
| @伝言メモ不要・携帯電話自動呼出し |
伝言メモを記入しなくても、担当者に丸ごと伝言できます。
しかも、不在者の携帯電話呼び出しが簡単で、丸ごと伝言できます。 |
| A繁忙期こそ簡単に丸ごと録音 |
| 伝票記入に追われる繁忙期は、いったん自動録音して置き、空いた時間にゆっくり用件を確認してミスを減らします。 |
| B早口、小さい声、複雑な用件も安心 |
| 丸ごと録音した通話内容を、捲き戻しや繰り返し操作で何度も再確認することができます。 |
| C業務効率が改善されました。 |
| 携帯電話呼び出しが簡単で、内勤社員の負担が軽くなりました。 |
| D通話料金が減りました |
| 折り返し電話、復唱電話、たらい回し原話が減って、電話料金が減りました。 |
| D一斉呼び出しが簡単です |
| パソコンがなくても、簡単に幹部グループ、営業マングループ、工場責任者グループ等に分けて音声メッセージで一斉に用件が伝わり、出張先からでも簡単に操作できるので大助かりです。 |
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系統図
| 会社名 |
有限会社テレコムOA |
| 本 社 |
〒849−0101
佐賀県三養基郡みやき町大字原古賀1888−4 |
| TEL |
(0942)94−9721 |
| FAX |
(0942)94−9733 |
| 営業所 |
久留米市荒木町荒木804 |
| TEL |
(0942)26−4110 |
| FAX |
(0942)26−4133 |
| HP |
http://www.denwaya.biz |
| E-meil |
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